[비즈니스 영어]외국계에서 절대 쓰면 안 되는 영어 메일 제목 3가지 예시와 올바른 예시

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오늘은 만약에 여러분이 외국인 직장 동료가 있거나 외국인 분들과 프로젝트를 하는 데 있어서


나에게 메일을 잘 답장해 주지 않는다 .

나한테만 유독 늦게 해주는 것 같다.

라는 느낌이 들 때

검토해 볼 만한 가장 큰 이유 첫 번째를 말씀드리고자 합니다. 이뿐만 아니라 나중에 외국계 회사에서 다른 외국인들과 일을 하게 될 때도 참고할 만한 내용이니까. 오늘 글 끝까지 보시고 이메일 쓰는 팁을 알아가시기 바랍니다.




1. 배경지식

한국에서는 물론 이메일로 많은 업무를 보기도 하지만 외국 특히 미국에서는 더 많거든요. 어떤 한 통계에 의하면 미국 사람들은 평균 하루에 300개의 메일을 받는다고 해요. 300개면 엄청 난 거죠.


8시간을 일을 한다고 치면 한 시간마다 3~40개의 메일을 처리해야 되는 거죠. 그러다 보니까 미국 분들은 기본적으로 이메일에 대한 뭔가 스트레스 같은 게 있어요.

그러니까 하루에 100개 정도는 제목만으로 읽을지 말지 걸러진다고 합니다. 그러면 우리가 아무리 본문의 내용을 잘 썼다 하더라도 제목을 잘 쓰지 않으면 이메일 자체가 열리지 않는 것이죠.


그러니까 오늘은 이메일의 제목의 나쁜 예시와 좋은 예시를 말씀드리고자 합니다.



2. 얼마큼 정중해야 할까?

일단 메일은 대화잖아요. 내가 어느 정도 캐주얼하게 갈 거냐, 얼마나 포멀하게 갈 거냐 그 양 극단의 사이에서 계속 왔다 갔다 하는 것 같아요.


만약에 내가 상대방과 처음 메일을 주고받거나 상대방과 메일을 한 번도 주고받지 않은 사이라면 좀 포멀한 메일을 주고받게 되겠죠. 일을 몇 번 해보고 이메일도 많이 주고 받아보고 통화도 해보면 캐주얼하게 가긴 갈 거예요.


대화하다 보니까 그 정해진 정답은 없다는 거를 알아두시길 바랍니다.




3. 나쁜 제목들

오늘의 키워드는 구체적인가?예요.

메일이 300개가 오다 보면 스팸같이 보이는 메일들이 있죠.

"how to reduce cost",

"how to reduce something"

"action required"

"Just a quick question.

이렇게 너무 짧거나 그냥 모호한 메일들 있죠.


이런 메일 제목들은 안 읽혀요. 스팸 처리가 될 수도 있죠.


3-1. 도움이 필요할 때 쓰면 안 되는 제목

도움이 필요할 때

can you help me with this 

이렇게 물어볼 수 있어요.

물어볼 수 있는데 이렇게 너무 그냥 모호하게만 쓰면 스팸 같이 보일 수 있습니다. 그래서 can you help men with this 이 메일의 제목도 좋지 않은 메일의 제목이라는 것을 말씀드리면서


3-2. 요청할 때 쓰면 안되는 제목

미팅을 요청을 한다고 해보죠.

meeting request 

라는 표현을 쓸 거예요. 그런데 그냥 단순히 meeting request 라고 하면 오해 받을 수 있거든요. 그래서 이것도 나쁜 제목의 예시 중 하나입니다


3-3. 간단한 질문할 때 쓰면 안되는 제목

상대방에게 아주 간단한 정보를 물어보거나 그럴 때도

just a quick question 

이렇게 그냥 그냥 간단한 질문하나요. 이렇게만 매일 제목에 쓰는 거죠.


차라리 1분 이하만 더 투자해서 메일을 좀 더 구체적으로 적어주시면 되는데요. 그러면 이 메일이 읽히게 될 거고 결국에는 내가 시간을 오히려 더 아끼는 게 되겠죠.


이메일에 제목을 쓸 때 가장 중요한 첫 번째 규칙 구체적이야 된다는 거를 실제 예시로 한번 보여드리도록 하겠습니다.




4-1. 도움이 필요할 때 쓰는 제목.


Help needed with IT problem - login issue


이렇게 구체적으로 적어주시는 게 좋아요.

혹은

X project - statistics needed with research 라고 적을 수도 있어요.


가장 많이 쓰는 표현 중 하나는


Help needed with 무엇 - 자세한 내용


예: Help needed with this project - course issue

Help needed with this project - QnA issue

이렇게 쓰시면 된다는 거 기억해 주시기를 바랍니다.


4-2. 요청할 때 쓰는 제목


미팅은 보통 언제 왜 이게 가장 중요하잖아요. 그래서


Meeting request: review of the 3rd quarter sales report - next Monday 1030 am 


이렇게 구체적으로 적어주시는 게 좋아요.

이거를 해석을 해보면 3분기 매출 보고서에 관한 미팅 요청드립니다 다음 주 월요일 10시 반

이렇게 보내는 거죠. 또 비슷하게


Meeting request: brainstorming ideas for the new project - next Thursday 3 pm 


이렇게 적어주시면 돼요. 우리가 미팅 request 할 때는 그냥 meeting request라고 적는 게 아니라, 구체적으로


Meeting request:어떤 미팅- 시간


말씀드리면 돼요.



4-3. 간단한 질문할 때 쓰는 제목

아까 안 좋은 예로는 just a quick question이라는 제목이 있었잖아요. 이거는 어떻게 구체적으로 바꿀 수 있냐면, 뭐에 대한 질문인가를 간단히 넣어주기만 하면 돼요.


Quick question - input needed for the new strategy 

Quick question - statistics needed for the new report


이렇게 써주시면 된다는 거죠. 또 다른 예로는


Question about the progress of the x project 

Questions about the progress of something


이렇게 적어주시면 돼요.

만약에 우리가 상대방과 일을 하고 있다면 그 공통된 주제를 간단히 언급만 하더라도 이 사람이 이런 거에 대한 정보나 궁금한 게 있구나라고 바로 알 수 있잖아요.



다음 시리즈에서는 잘 쓴 이메일 본문과 못 쓴 이메일 본문을 비교해 보면서 바로 복붙해볼 수 있는 표현들을 살펴보도록 하겠습니다.



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